Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum – zalety tego typu rozwiązania

Na bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji wpływa wiele czynników. Nie da się ukryć, że ogromne znaczenie ma to, czy zadbamy o odpowiednią temperaturę i wilgoć. Do kwestii bezpieczeństwa należy podejść także pod innym kątem, a mianowicie zweryfikować, czy pomieszczenie jest chronione przed nieuprawnionymi osobami. Co zrobić, żeby całościowo zadbać o każdą z tych spraw? Odpowiedzią może być przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum.

Czy rzeczywiście warto skorzystać z usług zewnętrznego podmiotu, czyli przechowywanie dokumentów i akt poza firmą

Warto rozpocząć od przeanalizowania kosztów samodzielnego przechowywania dokumentów. Alarmy, inne systemy zabezpieczające, wynajmowanie kolejnych przestrzeni – to niemałe koszty. W dodatku zmuszeni będziemy regularnie weryfikować, czy wszystko działa, jak należy.

Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym sprawia, że ten problem znika. Usługodawcy działający w branży, np. Proarchiv, dysponują nowoczesnym wyposażeniem oraz doskonale przygotowanymi pomieszczeniami. Zadbano tu o każdy najmniejszy szczegół, a więc:

1. fizyczne zabezpieczenie nośnika przed zniszczeniem

   Wilgoć, zła temperatura i promienie słoneczne skracają żywotność dokumentów. Eksperci wykreują optymalne środowisko dla twoich akt.

2. ochrona przed nieupoważnionym dostępem

   Aby zadbać o takie bezpieczeństwo, używa się szeregu barier logicznych i fizycznych. Jednocześnie przechowywanie dokumentów i akt poza firmą wcale nie utrudnia dostępu naszym pracownikom. Rzetelni specjaliści tak zaplanowali całą usługę, żeby ich klienci szybko i sprawnie mogli skorzystać ze swojej dokumentacji.

Z jakich innych powodów warto wybrać przechowywanie dokumentów i akt poza własną siedzibą?

Skorzystanie z takiej usługi to także oszczędność czasu. Powierzenie tej ważnej czynności specjalistom pozwoli nam zająć się innymi sprawami, związanymi z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Zewnętrzne archiwum docenimy również w razie zmiany siedziby firmy, bo przeprowadzka będzie dużo łatwiejsza.