Profesjonalna archiwizacja dokumentów i archiwizowanie danych w firmie

Wszelka dokumentacja papierowa, jak i ta w formie elektronicznej po upływie określonego czasu podlega archiwizacji. Jest to bowiem prawny obowiązek każdej firmy, instytucji, czy organizacji. Warto jednak pamiętać, że poza czynnikiem obligatoryjności, prawidłowe archiwizowanie dokumentów w dużym stopniu ułatwia też sprawne funkcjonowanie firmy. Jak więc powinna wyglądać profesjonalna archiwizacja dokumentów?

Na czym polega archiwizowanie akt?

Archiwizacja dokumentów to proces gromadzenia, kategoryzowania oraz zabezpieczania dokumentacji, która będzie przechowywana w archiwum przez określony czas. Najpierw należy sklasyfikować dokumenty, nadając im odpowiednie oznaczenia literowe (A lub B). Następnie trzeba przyporządkować akta do danej grupy rzeczowej. Kolejnym krokiem jest tematyczne i chronologiczne pogrupowanie teczek bądź segregatorów, nadanie im okresu przechowywania i zapakowanie do pudeł archiwizacyjnych. Tak, ujmując skrótowo, przebiega archiwizacja akt.

Lista dokumentów podlegających archiwizacji

Archiwizacja dokumentów obejmuje m.in. taką dokumentację, jak:

• dokumenty zgłoszeniowe do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
• dokumenty rozliczeniowe poświadczające przekazanie składek do ZUS
• dokumentację podatkową, jak księgi podatkowe, rachunki, czy faktury VAT;
• akta zatrudnienia byłych pracowników firmy;
• dokumentację medyczną prowadzoną przez jednostki opieki zdrowotnej.

Poza archiwizacją prowadzoną w tradycyjny sposób, w coraz większej liczbie przypadków dozwolone jest również archiwizowanie dokumentów w postaci elektronicznej.

Co to jest archiwizacja danych?

Archiwizacja danych polega na przeniesieniu danych z dysku komputera na nośnik zewnętrzny przy jednoczesnym usunięciu ich ze stacji roboczej. Pojęcie to jest nierzadko mylone z czynnością tworzenia kopii bezpieczeństwa, kiedy to kopiowane dane pozostają w pamięci komputera. Główną korzyścią, jaką daje archiwizowanie danych, jest czynnik ekonomiczny. Cyfrowo skopiowane dokumenty nie potrzebują bowiem wiele miejsca na ich przechowywanie, pomijając oczywiście zyski związane z brakiem konieczności wykonywania papierowych wydruków. Poza tym profesjonalna archiwizacja danych umożliwia osobom uprawnionym szybki i wygodny dostęp do zarchiwizowanych w ten sposób dokumentów.