Obowiązek niszczenia dokumentów w firmie – dlaczego warto zlecić tę usługę na zewnątrz?

Niemal każde biuro większej firmy ma na wyposażeniu niszczarkę do dokumentów. To nie tylko kwestia porządku czy dobrej woli – regularne niszczenie dokumentacji księgowej jest obowiązkiem zapisanym w prawie. Zawarte w niej informacje są często poufne, należy więc zadbać o to, by nie wpadły one w niepowołane ręce. Okazuje się jednak, że w wielu przypadkach niszczarka to za mało. Odpowiedzią jest tanie niszczenie dokumentów, oferowane przez specjalizujące się w tym firmy zewnętrzne. Co ciekawe, można zamówić również mobilne niszczenie dokumentów – dowiedz się więcej o usługach tego typu.

Niszczenie dokumentów a RODO 

Od wprowadzenia w życie uchwały RODO zmieniły się przepisy regulujące przechowywanie i niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe:

• obecnie wskazują one, że zniszczenie takich dokumentów wymaga podjęcia odpowiednich środków bezpieczeństwa,
• nie istnieje jeden określony sposób, by to zrobić, jednak efektem takiej procedury ma być uniemożliwienie dalszego przetwarzania danych,
• niszczenie dokumentów zgodne z RODO to coś więcej, niż pocięcie ich niszczarką w paski. Tak zniszczone dokumenty nie spełniają wymogów RODO – nie raz zdarzało się, że nieuczciwe osoby odtwarzały z nich wrażliwe dane, a karę ponosił przedsiębiorca, który nie wywiązał się z obowiązków.

Profesjonalne niszczenie dokumentów – jakie rodzaje usług dostępne są na rynku? 

Firmy oferujące szybkie niszczenie dokumentów coraz bardziej dopasowują swoje usługi do potrzeb rynku. Można więc zamówić niszczenie dokumentów w siedzibie klienta – oznacza to, że firma przyjedzie we wskazane miejsce, przywożąc ze sobą instalacje niszczące. Często są to specjalne samochody, których wnętrze zostało przystosowane do takich prac – w taki sposób działa firma Destroy & Recycling z Wrocławia. Mobilne niszczenie dokumentów odbywa się więc pod okiem klienta, szybko i skutecznie. Oczywiście możliwe jest też tradycyjne, a przy tym tanie niszczenie dokumentów w siedzibie firmy wykonującej takie usługi – wystarczy przewieźć tam całą dokumentację.

Niszczenie dokumentów we Wrocławiu – jak  szukać najlepszych ofert?

Spośród wielu ofert firm oferujących niszczenie dokumentów w siedzibie klienta, z dojazdem, lub w swojej własnej siedzibie, warto wybierać te, które cieszą się już pewną renomą. Normą wśród firm wykonujących niszczenie dokumentów w dolnośląskim jest dojazd do klienta, wykorzystywanie nowoczesnych urządzeń przetwarzających setki kilogramów dokumentacji jednocześnie, oraz przekazywanie papierowych i elektronicznych protokołów z podjętych działań i certyfikatów zniszczenia.