Archiwizacja dokumentów w praktyce

Chociaż odbywająca się elektronicznie archiwizacja dokumentów jest coraz bardziej powszechna, to prowadzenie firmy w 100 procentach bez żadnych papierów nie jest do końca możliwe. Dlatego też bezpieczne archiwizowanie dokumentów w pudłach i segregatorach, ciągle jest niezastąpione w wielu biurach. Dlatego też jeżeli już wiemy, jak długo musimy posiadać dokumentację zarchiwizowaną, możemy rozpocząć archiwizowanie. Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów w praktyce?

Archiwizacja dokumentów – jak powinna wyglądać?

Prawo nakłada na firmy wiele obowiązków, które związane są z przechowywaniem różnorodnych dokumentów. W wielu sytuacjach utworzenie efektywnych systemów do przechowywania oraz udostępniania różnego rodzaju danych leży w interesie instytucji albo firmy. Archiwizacja dokumentów wymaga, jednakże takich metod postępowania, które umożliwiają gromadzenie wszelkich zasobów takim sposobem, aby były one odpowiednio uporządkowane, dostępne w razie potrzeby i zabezpieczone przed ewentualnymi zniszczeniami. Są dwie podstawowe metody archiwizacji dokumentów. Pierwsza z nich to metoda tradycyjna, czyli gromadzenie dokumentacji w formie papierowej, zaś druga opiera się o prowadzenie nowoczesnego archiwum cyfrowego.

Klasyczne archiwum w formie papierowej

Archiwum papierowe, śmiało możemy nazwać najbardziej tradycyjną spośród dostępnych metod, gdyż jest ona najstarsza. Kojarzona jest z dużą ilością akt papierowych, które trzymane są w segregatorach na archiwizacyjnych regałach. Z uwagi na przywiązanie do klasycznych form prowadzenia firmy, przez wielu właścicieli archiwum złożone z samej papierowej dokumentacji uznaje się za najbardziej bezpieczne.

Nowoczesne archiwa cyfrowe

Z uwagi na imponujące tempo rozwijania się technologii informatycznej, usługi archiwizacyjne w formie cyfrowej zyskują coraz to większą popularność na rynku. Użytkownicy do swojej dyspozycji mają zdigitalizowane wersje wszelakiej dokumentacji, którą przechowuje się chociażby:

• na dyskach twardych,
• na lokalnych serwerach,
• w chmurze.

Archiwum w cyfrowej postaci, ma wiele różnych zalet. Nie tylko będzie w stanie zagwarantować bezpieczeństwo przechowywania wszelkich danych. Pozwoli również na zaoszczędzenie przestrzeni biurowej i znaczące usprawnienie procesów komunikacyjnych w firmie. Do archiwum cyfrowego, można zawsze szybko zajrzeć, bez konieczności przeszukiwania obszernego pomieszczenia z dokumentacją papierową. Wystarczy wpisać odpowiednią komendę i mamy potrzebne nam dokumenty. Profesjonalną archiwizacją dokumentów i danych zajmuje się np. firma Destroy & Recycling.